Jolanda

Jolanda

Pagina's

donderdag 10 januari 2013

Ondoordringbaar mappenwoud gevangen in jaarmap

Toen telebankieren zijn intrede deed, ben ik de administratie gaan doen en nam ik die taak over van mijn schoonmoeder, die dat dus dusver had gedaan. Mijn Farmer heeft ronduit een hekel aan het adminstratieve gebeuren, ik denk vele boeren met hem. Ik begon met het doen van de rekeningen. Spoedig echter werd mij duidelijk dat mijn Farmer die taak voor mij ruimer nam: allerlei andere paperassen bleven rustig liggen tot  - zo eens in 't jaar- niemand er onderuit kon: het moest opgeruimd.

Een blik in de archiefkast deed mij terugdeinzen: rijen ruggen van mappen die mij aan stonden te grijnzen. Het leek een ondoordringbaar woud. Van lieverlee leerde ik echter de bomen kennen. Sommigen werden al gauw mijn vrienden: makkelijk in gebruik, met deze mappen kon weinig misgaan, duidelijk wat erin moest. Anderen stelden zich vijandig op: totaal geen duidelijkheid wat daarin moest, meestal datgene waar niemand wist waar we die brief nou weer laten moesten en zo waren die mappen een rommelig allegaartje geworden. En o wee, als er eens iets opgezocht moest worden....

En zo dwaalde ik verder in dat bos en iedere keer opnieuw stapelde de papierenmassa zich weer op. Niet jaarlijks maar gerust zo een aantal maanden. Niet bepaald handig dus. Ik ging er meer tijd in steken en het regelmatiger bijhouden. In de loop van de tijd moesten sommige bomen gekapt worden, die waren overbodig geworden, o.a. door digitalisering. Andere echter kwamen spontaan op, jonge stammen die zich onwrikbaar vestigden in het bos (met dank aan de vele regelgeving). Sommige bomen heb ik gesnoeid, en de takken opnieuw geplant. Verdwalen is er nu niet meer bij, ik ken  mijn eigen aanwas immers en ook het andere is bekend terrein geworden.


Als de post komt sorteer ik gelijk op rekeningen, andere brieven en leeswerk. Dat laatste wordt nogal eens overgeslagen als blijkt dat er een nieuwer exemplaar van iets is gekomen terwijl het oude nog in de folie zit. We hebben daarin al geminderd trouwens, want alle krantjes en (vak)bladen die te vaak ongelezen bleven, hebben we opgezegd. Scheelt behalve een hoop papier ook nog geld.

Afgelopen herfst besloot ik heel de archiefkast eens goed aan te pakken, een totale opschoning. Volle ordners en overbodige mappen verdwijnen een deur verder, overjarig gebeuren (ouder dan 7 jaar) kan helemaal vernietigd worden. Behalve natuurlijk de belangrijke papieren, zoals rapporten e.d.

Bovendien ga ik beginnen met een nieuwe methode. Ik vind namelijk dat het opbergen van papieren best lastig is omdat ik iedere keer daar verschillende mappen voor moet pakken. Voor de GD, voor het logboek van de veearts, voor Dienst Regelingen, voor grond- en kuilonderzoeken, om zo maar een paar te noemen. Dat maakt de kans op uitstellen groter, waardoor de stapels ook weer groter worden.

Ik heb daarom een nieuwe ordner gepakt, die noem ik Jaarmap. Daar ga ik nu alle papieren instoppen van één lopend jaar, gesorteerd op onderwerp door middel van tabbladen.
Voordeel: ik heb maar één map nodig voor alle papieren, dus het is veel sneller opgeruimd. Sneller opgezocht ook, indien nodig. Ik hoef aan het eind van een jaar dus alleen maar alles over te hevelen naar de aparte mappen en daarna is de Jaarmap weer klaar voor het nieuwe jaar.

Het ei van Columbus? Dat zal nog moeten blijken maar ik heb het gevoel van wel. (Evaluatie volgt t.z.t.)  De rekeningen blijven apart in een map, bij de maandelijkse bankafschriften. Ook heb ik nog een map Gezin, dat is voor alle zaken betreffende toeslagen, abonnementsgegevens e.d. die niet met het bedrijf te maken hebben. Die gaat overigens meer jaren mee.
Zo hoop ik het een stuk simpeler gemaakt te hebben!


14 opmerkingen:

  1. Erg handig zo. Zelf doe ik niks meer aan de boekhouding maar vind dat soms ook wel weer onhandig, want dan weet je ook niks meer van het reilen en zeilen.

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Klinkt logisch, een jaarmap. Zeker als je een eigen bedrijf hebt, waar dingen ieder jaar terugkomen.
    Succes met het aanplanten van je nieuwe bos! :-)
    Grtz, Esrosa

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Lijkt me inderdaad handiger om per jaar te werken. Succes ermee!

    BeantwoordenVerwijderen
  4. Mooi beeld gebruik je met die bomen en het woud. Gelukkig hoef je dit jaar maar een boompje te odnerhouden! Slim plan.

    BeantwoordenVerwijderen
  5. Goed idee! Bij mij blijft alles ook te lang liggen, tot de belastingaangifte meestal... Misschien moet ik je idee maar eens opvolgen

    BeantwoordenVerwijderen
  6. Ah, wat een klus! Wij doen de administratie meestal samen.

    BeantwoordenVerwijderen
  7. Het lijkt mij dé oplossing. Gaan we hier ook maar eens invoeren! Bedankt voor de tip.
    Groetjes, Anne-Marie

    BeantwoordenVerwijderen
  8. Je man boft maar met jou! Dat jij die klus op je hebt genomen, en de boel goed organiseert! Ik heb ook een hekel aan administratie, dus ik vind het supergoed van je.

    BeantwoordenVerwijderen
  9. Wat een leuke vergelijking met dat bos en die bomen :-) Klinkt handig zo'n jaarmap!
    Hier doet manlief de complete administratie gelukkig, hij heeft er plezier in en ik niet... Zo eens in de zoveel tijd nemen we het wel weer eens samen door zodat ik wel op de hoogte blijf.

    BeantwoordenVerwijderen
  10. Dit ben ik nu ook eens van plan.
    En dat van de post herken ik zeker en vast. Vooral dat het leeswerk er niet van komt...

    BeantwoordenVerwijderen
  11. Ik moet ook nodig met onze administratie aan de slag......

    BeantwoordenVerwijderen
  12. Hee grappig, ik begin dit jaar ook met en jaarmap, heb er nu een stuk of wat... Niet handig... Of een jaarmap later handig blijkt te zijn om dingen terug te vinden is van later zorg...

    BeantwoordenVerwijderen
  13. Een late reactie, maar zit met een glimlach te lezen.
    Ben een boerendochter (maar n luxe die voor woonde, dus achter niet mee (hoefde) hielp)
    Herinner me nog enkele jaren terug dat we de keuken n lik verf gegeven hadden.
    Toen moesten al die ordners ook uit het zich. Commode plank eruit gesloopt
    En heb toen voor mijn vader alles in nieuwe ordners gedaan.
    Hij was wel beter in het opruimen dan broer, de huidige farmer.
    En hier ben ik blij dat manlief alles bij houd (al kwam ik net n gevallen steek tegen) ;)
    Groeten, Maria

    BeantwoordenVerwijderen

Opmerking: alleen leden van deze blog kunnen een reactie plaatsen.

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...